得られるものは大きい?社用携帯の導入についてメリット・デメリット

社用携帯を取り入れることを検討されているなら、導入することをお薦めします。

2016年6月、総務省が発表した統計によると、携帯電話契約数は1億5648万件で、人口1億2711万人に対し、100%を超え、123.1%が利用しているというデータになっています。

その中で、法人契約の社用携帯の使用率は、株式会社のMM総研の調査によると、平均25.1%、2017年には平均30.5%になる見通しだそうです。(株式会社MM総研「法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査(2015年度版)」https://www.m2ri.jp/news/detail.html?id=36

企業の品質向上、効率化、生産性向上、コンプライアンスやセキュリティ、リスクマネジメントの強化につながるからこそ、社用携帯の普及率は、増加傾向にあると思われます。

社内携帯の取り入れを検討しているが、その前にメリットやデメリットを把握しておきたい。導入する際のポイントなどを知っておきたい。そんな要望にお応えし、社用携帯の入門編として、簡単にまとめてみましたので、参考になさってください。

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1.社用携帯とは

社用携帯とは、個人がプライベートで利用する携帯電話に対し、職場で提供され、業務で利用する携帯電話のことです。

各通信会社で、法人契約のプランが用意されており、会社名義で一括管理、利用スタイルに応じてお得なプランの検討ができ、セキュリティ対策がセットされていることが多いです。

2.社用携帯のメリット・デメリット

何事にもメリットとデメリットはつきものです。社用携帯には、どのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか。分かりやすくまとめてみました。

【メリット】

・従業員の負担軽減
補助の不足やプライベートな電話番号を仕事で教えたくない。

・一括管理による効率化
明細を一括にでき、経理作業が大幅に軽減。一括管理が可能で見える化。

・法人契約によるコスト削減
法人契約のプランが利用でき、通話に特化したプランなどが選べ、機種代も個人契約より割引かれるケースが多く、社員同士や会社間での通話を無料通話にするなど、大幅なコスト削減に繋がります。

・セキュリティ対策やコンプライアンスの強化
社用携帯であっても情報漏洩のリスクはあるものの、個人携帯を使用するよりは、セキュリティ対策が強化しやすく、行動がチェック可能なため、コンプライアンス統制がしやすいという一面もあります。

・外出先からの社内情報へのアクセス
ノートパソコンを持ち歩き、通信可能な環境でアクセスしなくても、持ち運びしやすい携帯電話で外出先から、チャットワークやグループウェアにアクセスできます。

・災害時・緊急時の安否確認・連絡手段確保
たとえば、災害時に、自動で安否確認のメールを配信。従業員が状況を入力することで素早い安否確認ができたり、緊急時の連絡網が体系化できる。

【デメリット】

・コストが高い。
個人携帯を仕事に利用するより、費用的には企業の負担が大きいです。また故障、紛失、盗難時のリスクがあり、費用がかかります。

・従業員のプライベート利用
通話、メール、ネット閲覧、アプリ使用、音楽や動画の視聴など、私的な利用に使われてしまいます。

3.社用携帯を取り入れるには

社用携帯を導入するにあたっての注意点を簡単にまとめました。参考にしてください。

・しっかり管理する
携帯電話を会社の資産として資産管理します。個人情報管理の観点からも、誰に配布したか、持ち出し等の管理簿を付けます。経理明細をデータ化し、無駄な使用は無いかチェックし、業務改善・対策を行います。

・利用範囲を決める
通話、メール、社内情報へのアクセスなどの使用項目を決めます。SNS使用やアプリ、音楽、動画のインストールを制限、承認制にし、私的利用や個人情報流出を防ぎます。

・運用ルールを作る
業務の効率化・合理化を目的に業務命令で携帯電話を配布することを説明し、私用の利用や紛失時や不用意なメールのファイル開封やアクセスによるウイルス感染での情報流出の恐れ等に罰則を設けます。

また、今後は時間外に対する基準が厳しくなる傾向にあるため、プライベート時に顧客から連絡があった場合は、時間外申請を義務付けるなど、サービス残業に当たらないようルール決めをしておきます。

もしくは、セキュリティのことも考え、業務時間以外は、極力、社内で保管できる場所を作り、プライベート時には持たせないようにします。

・セキュリティ対策
情報漏洩は顧客へ多大な迷惑をかけ、企業の社会的な信用失墜につながるため、社用携帯を配布する従業員への研修・周知、社用携帯のセキュリティ対策ソフトのインストールと最適化、紋認証、暗号化、パスワードの義務化、管理簿付け、セキュリティ担当、緊急時の連絡体制を決めておきます。

4.スマートフォン利用について

社用携帯として、スマートフォンを利用するにあたっては、携帯電話に比べ、基本料金やパケット使用料など通信費は高いです。普段、スマートフォンを利用していない従業員への研修やスマートフォン利用の事前準備を通信会社によっては行っていないこともあります。

コストや稼働はかかることや、セキュティ上の課題が脅威であるものの、携帯電話に比べ、スマートフォンであれば、外出先から、社内情報の入ったクラウドサービスにアクセス可能で、社内チャットが利用できたり、災害時の安否確認や緊急時の連絡確保は格段に快適です。

また、スマートフォンやタブレットの利用によって、ペーパーレス化によるコスト削減がはかれます。あなたの会社の仕事の効率化や合理化に役立つことは間違いありません。

とはいえ、むやみにスマートフォンだから便利そう!というわけではなく、利用範囲によっては携帯電話の方が良い場合があります。活用スタイルによって検討してみてください。

5.まとめ

いかがでしたか?

リスクはあるものの、しっかりと準備、管理、対策、改善を行っていくことで、社用携帯を導入することは、御社の品質向上、効率化による生産性アップにつながるはずです。

 


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