メール誤送信の原因と対処法:お詫び文章テンプレ付き

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ビジネスメールを誤送信したことはありませんか?

誤送信しそうになって、ヒヤッとした経験がある人ならいるのではないでしょうか?

どれだけ気を付けていても間違いは起こるもの。

絶対にしないとは言い切れません。

また、万が一誤送信してしまったら場合によっては、
個人情報漏えいや重大なミスになり信用喪失や利益損失になりかねません。

メールを誤送信したときの対処はどうすればよいのでしょうか?。

 

zikeidancta

 

 

メールの誤送信とひとことで言っても、いろんな事例があります。

さて、どんな事例があるのでしょうか?

 

1.メール誤送信の事例

1-1 社内向けメールをお客様に送信した

同じ名字や勘違い、クリックミスで社外の人やお客様に送付してしまったとき。
内部資料や売り上げデータなど重要な
社内情報を外部に流してしまうと信頼、信用喪失になり、
利益損失に繋がることもあります。

1-2 書きかけメールの送信

書いている最中、保存をしようとしたときなど、
誤って送信してしまうケース。

相手によっては失礼に値することもある。

1-3 BCCにいれるところをTOに入れて送信

情報流出など、大きな問題が起こってしまうこともある。

1-4 自分宛てにメールを送信するときの失敗

違うパソコンでデータのやり取りをするときなどに起こりうるケース。

重要なファイルを外部に送ってしまうと始末書ものになることもある。

 

2.誤送信してしまったときの対処法

2-1 相手に電話をかけて謝罪

緊急を要します。

よって、電話で謝罪しましょう。

仕事中の誤送信は情報漏えいの観点から見ても重大なミスです。
誤送信先が分かるときには分かった時点で電話をして謝罪し、
メールを開けずに削除してもらうようにお願いをしましょう。

2-2 電話で連絡がとれないときは、迅速にお詫びのメールを送る

緊急を要しますが誤送信した相手が不在や、
電話番号が分からない場合はメールでお詫びしましょう。

 

3.お詫び文の例文

 

題:誤送信のお詫び ○○株式会社 ○○×子

 

株式会社 ○△

総務部 ○○様

 

いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○と申します。

先ほど、お送りしました下記メールですが、当方の宛先入力の間違いから

○○様にお送りしてしまいました。

大変申し訳ありませんでした。

 

送付日時 2016年6月○日  ○時×分

差出人 ○○×子

件名:明日の打ち合わせの件

 

大変勝手なお願いではございますが、当該メールを削除していただけますと幸いです。
今後このような事のないよう、重々注意してゆく所存ですので、何卒ご容赦いただけますよう重ねてお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

 

************

 

仕事でのメールの誤送信は重大な情報漏えいになることがあります。
誤送信には、十分注意しましょう。

誤送信をしてしまった場合は気づいたらすぐに対応しましょう。

迅速かつ誠意ある対応が重要です。

知らない顔でいるのは厳禁です。

誤送信をしたときは電話での謝罪がベストではありますが、
メールでしか連絡がとれないときや電話番号を知らないときはメールで丁寧に謝罪しましょう。

4.誤送信しないために気を付けること

4-1 アドレス帳の整理

まめにアドレス帳を整理しておく。

漢字で入力し名字と名前を区別しておいたり、
会社ごとにグループ分けしておけば、
同じ名字などの選択ミスを防ぐことができる。

 

4-2 自動補完(オートコンプリート)機能を解除する

オートコンプリート機能」とは、メール・アドレスを自動表示してくれる便利な機能です。

例えば、「高橋さん」にメールを送りたい場合、宛先欄に「t」と入力すれば、自動で「takahashi@company.co.jp」と言うメール・アドレスを表示してくれます。

しかし、便利な反面、本来送りたい宛先とは
異なるメール・アドレスを表示してしまうので注意が必要です。

よって、手入力で入力するとオートコンプリートによる誤送信は防ぐことができます。

 

4-3 メールをいったん送信フォルダに入れる設定に

通常、メールは「送信」ボタンを押すと送信されます。

これをすぐに送信しない設定に変えましょう。

するとメールは送信トレーに残り、再度、送信ボタンを押さないと送れないことになります

少し面倒かもしれないが、いったん確認の機会を設けて誤送信を防ぐ方法です。

 

4-4 分かりやすいファイル名に変更する

ファイルの添付間違いを防ぐ工夫。

ファイル名を他のファイルと区別できるような分かりやすい名前のファイル名にしておく。

 

やはり最後は…何度も、何度も、自分自身で慎重に確認することです。

メール誤送信は、ほんの一瞬の単純なミスから、信用、信頼が失われ、利益損失を招く場合があります。

よって、何度も自分のメールを見直し、メール送信は慎重に行いましょう。

 

受け取った人も
大きな気持ちで許してあげてください。

明日はあなたが誤送信するかもしれませんので。

 


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